Kuuntele
Virkatodistus. Se lienee ensimmäinen sana, jonka useimmat meistä yhdistävät keskusrekisterin työhön. Paljon niitä tehdäänkin – rekisterisihteerit Sanna Heiskanen ja Sari Iivanainen laativat niitä useita tuhansia vuosittain. Virkatodistusta tarvitaan esimerkiksi kiinteistökauppoja tehtäessä, mutta valtaosa tilataan perunkirjoitusta varten.
Helmikuun 2027 alusta lähtien Suomessa toteutetaan uudistus, jonka myötä perunkirjoitukseen liittyvät virkatodistukset tilataan sähköisesti suoraan OmaVerosta. Kuolinpesän asioiden hoitoa helpottava uudistus ei kuitenkaan vähennä keskusrekisterin työtä:
– Meidän näkökulmastamme uudistuksen raskain – ja samalla kallein – vaihe on ollut järjestelmien yhteensovittaminen. Virkatodistusten laatimisprosessiin tai laadittavien todistusten määriin uudistus ei juurikaan vaikuta, mutta asiakkaille asia voi olla yllätys. Siksi aiomme varautua lisäämään neuvontaa siirtymävaiheessa, kertoo rekisterinhoitaja Sonja Reijonen.
Virkatodistus syntyy käsityönä
Digitalisoituvassa arjessa saattaa syntyä harhakäsitys siitä, että tietokoneesta saa minkä tahansa tiedon esiin muutamalla napin painalluksella.
Sukuselvitysmuotoisen virkastodistuksen tiedoista suuri osa saadaan suoraan tietojärjestelmästä ja osa etsitään digitalisoiduista kirkonkirjoista. Jos henkilö on esimerkiksi eronnut kirkosta tai kuollut useita vuosikymmeniä sitten, kaikki tiedot etsitään kirkonkirjoista.
– Aloitin työt täällä vuonna 2010, kun keskusrekisteri aloitti toimintansa. Seurakuntien hallussa olleiden kirkonkirjojen digitointiprosessi oli silloin vielä kesken. Monen seurakunnan aineistoa oli pitkään täällä Kuopiossa tallessa kuvaamista varten, ja yllätyksiä on tullut vastaan myöhemminkin: eri aikojen kirkonkirjoja tai niihin liittyviä dokumentteja on löytynyt mitä ihmeellisimmistä paikoista, kertoo rekisterisihteeri Sanna Heiskanen.
Vaikka kirkonkirjat on nyt digitoitu, ne eivät muodosta tietokantaa, josta voisi hakea henkilön tietoja normaalin nettihaun tapaan. Kirkonkirjojen sivut on vain kuvattu ja tallennettu sähköiseen muotoon. Käsin selaaminen on vaihtunut ruudulla tapahtuvaksi selaamiseksi, muuten prosessi on entisellään.
Kirkonkirjoihin tehtyjen merkintöjen lukeminen on työtä, jonka oppii vain tekemällä.
– Työskentelin aiemmin Iisalmen seurakunnassa, joten perusasiat olivat tuttuja jo töihin tullessani. Jokaisella seurakunnalla on kuitenkin ollut käytössä omanlaisensa merkinnät, ja lisäksi vastaan tulee jos jonkinlaista käsialaa, Sanna kertoo.
– Itse aloitin tässä työssä joulukuussa 2024. Joskus tieto ei ota löytyäkseen millään, ja silloin on edessä oppimiskokemus: ahaa, tällainenkin variaatio on olemassa. Vie aika lailla aikaa ennen kuin kaikkien seurakuntien rekisterinpitotavat ovat niin tuttuja, että tieto löytyy helposti, kertoo rekisterisihteeri Sari Iivanainen.
Työtä ei helpota se, että osa vanhimmista kirkonkirjoista on venäjänkielisiä. Kokonaan suomenkieliset kirkonkirjamerkinnät alkavat vasta 1920-luvun puolivälin tienoolta. Niiden tulkinnassa rekisteri saa asiantuntija-apua keskusrekisterin aiemmalta rekisterinhoitajalta, Sari Hirvoselta.
– Itse en tee virkatodistuksia lainkaan ja nostan kyllä hattua Sarille ja Sannalle. Mitä lähempää virkatodistusprosessia katsoo, sitä paremmin käy ilmi, että kyseessä on aivan erityistä ammattitaitoa ja tarkkuutta vaativa työ, johon ei hypätä mukaan lyhyellä perehdytyksellä, toteaa Sonja.
Yksikin todistus voi vaatia paljon työtä
Virkatodistustilauksia tulee rekisteriin päivittäin ja toimitusaika on yleensä kahdesta kolmeen viikkoa. Tilaus voi valmistua tunnissa tai parissa, mutta toisaalta vastaan on tullut myös kuolinpesiä, joihin tarvitaan valtava määrä virkatodistuksia.
– Oma ennätykseni on 28 virkatodistusta yhteen kuolinpesään, kertoo Sari.
– Vaatimattomankin näköinen todistus voi vaatia suuren työn: se saattaa edellyttää satojen tai jopa tuhansien sivujen selaamista, Sonja muistuttaa.
Virkatodistuksista puhuttaessa esiin nousee myös kiinnostava huomio.
– Nimenmuutosta varten tilattuja todistuksia on tehty viime vuosina selvästi aiempaa enemmän. Näyttää siltä, että aikoinaan suomalaistettuja karjalaisnimiä halutaan nyt hankkia takaisin käyttöön. Tänäkin kesänä on laadittu useampia tällaisia todistuksia, kertoo Sanna.
Lisäksi keväisin tilataan paljon virkatodistuksia ulkomaan viranomaisia varten – useimmiten syynä on avioliittoon vihkiminen.
Surun ja ilon päivät talteen
Virkatodistusten laatimisen rinnalla keskusrekisterin toinen päätehtävä on kirkon jäsenten tietojen rekisteröinti jäsentietojärjestelmään.
Mikäli henkilö on otettu kirkon jäsenyyteen jo lapsena, hänestä kertyy rekisteriin koko elämän mittainen merkintöjen sarja: syntymäaika, tieto vanhemmista, kastepäivä, kummien nimet, tieto kristinoppikoulun käymisestä, avioliittoon vihkimisen päivä, tieto puolisosta, tieto mahdollisesta avioerosta ja uudesta avioliitosta, kuolinpäivä, hautaan siunaamisen paikka ja siunauspäivä, tieto hautaustavasta, hautauspaikka.
Näiden tietojen rekisteröinti on yhteistyötä seurakuntien kanssa.
– Aina tiedot eivät kuitenkaan päädy meille täydellisinä. Oma toiveeni liittyy käsialaan: kirkko on hyvin monikulttuurinen ja siksi vastaan tulee paljon nimiä, joiden kirjoitusasua on vaikea arvata epäselvällä käsialalla kirjoitetusta lomakkeesta, Sari kertoo.
– Korostamme myös hyvän yhteistyön merkitystä. Kirkkoa asianmukaisesti palveleva jäsenrekisteri edellyttää sitä, että rekisteröitävät tiedot tulevat seurakunnista täydellisinä ja ajallaan. Tämä on myös yksittäisen kirkon jäsenen kannalta tärkeää: esimerkiksi kirkollisten vaalien äänioikeutettujen luettelot eivät voi olla ajan tasalla, jos kirkkoon liittyneestä löytyy vain liittymislomake ilman tietoa mirhavoitelun sakramentista, rekisterisihteerit muistuttavat.
Inhimillisiä ulottuvuuksia
Rekisteri on sanana hiukan kuiva ja paperinmakuinen, mutta rekisterisihteerien työ ei sitä ole. Vaikka työssä kirjataan talteen pääosin samoja tapahtumia, niin jokaisella kirjauksella on myös inhimillinen ulottuvuus.
Tämä tulee esiin erityisesti asiakaspalvelutilanteissa. Puhelimitse tapahtuvia yhteydenottoja tulee myös asiakaspalveluajan ulkopuolella ja soittajat ovat usein niin herkässä elämäntilanteessa, että puhelussa tulee kerrattua koko elämäntarina.
– Varsinkin kirkon työssä asiakaspalvelijalla on mielestäni oltava aikaa ihmiselle ja hänen tarinalleen, Sari toteaa.
Rekisteristä kysellään paljon myös asioita, joihin löytyy vastaus muualtakin.
– Esimerkiksi tiedon kirkon jäsenyydestä voi tarkastaa kätevästi suomi.fi-palvelusta.
– Tällä hetkellä harmittelemme erityisesti ukrailaisten pakolaisperheiden tilannetta. Lasta ei voida liittää kirkon jäseneksi, jos Digi- ja väestötietovirasto ei ole pystynyt lisäämään lapsen huoltajuustietoja esimerkiksi puuttuvan dokumentaation takia. Jos lasta ei saada rekisteröityä huoltajan kanssa kirkon jäseneksi, rekisteröityminen jää helposti kokonaan tekemättä tai ainakin lykkääntyy jonnekin tulevaisuuteen. Näitä tilanteita on tullut esiin useita, Sari kertoo.
Toinen yhä useammin esiin nouseva kysymys liittyy tuhkaukseen. Rekisteristä kysytään useamman kerran vuodessa, voiko ortodoksisen kirkon jäsenen tuhkata (voi, vaikka kirkko ei siihen rohkaise) ja pitääkö papin olla paikalla, kun omaisen tuhkat sirotellaan lopulliseen lepopaikkaan (ei tarvitse, mutta voi olla).
– Tämä on selvästi muuttunut joillekin kynnyskysymykseksi – harhakäsitys kirkon ehdottoman kielteisestä suhtautumisesta tuhkaukseen on johtanut joidenkin kohdalla jopa kirkosta eroamiseen, Sanna toteaa.
Työtä kirkon rajapinnoilla
Virkatodistus- ja rekisteröintiasoiden lisäksi keskusrekisterissä hoidetaan myös monia muita tehtäviä, joista osa on kirkon yhteistä työtä ja osa kirkon jäsenten palvelua.
Vaikka useimmat pyytävät avioliiton esteiden tutkintaa Digi- ja väestötietorekisteristä, niin varsinkin kevätpuolella näitäkin tilauksia tulee mukavasti. Keskusrekisteri tuottaa seurakunnille ja luostareille tilastopalvelua ja vastaa muun muassa Aamun Koiton postituksessa tarvittavista osoiteajoista.
– Kirkon jäsenet ovat tarkkoja huomauttamaan, jos lehti ei ole tullut perille. Syitä näihin tilanteisiin selvitellään tasaisin väliajoin. Moni ottaa myös yhteyttä osoitteenmuutosasioissa, vaikka se on tarpeetonta: mikäli virallinen osoitteenmuutos on tehty, oikea osoite päivittyy kirkolle automaattisesti väestötietojärjestelmästä, Sari muistuttaa.
Keskusrekisterissä pidetään huolta myös kirkon muistista: rekisterinhoitajan roolin lisäksi Sonja Reijonen on kirkon arkistosta vastaava tiedonhallinnan asiantuntija.
– Kirkon keskustalostahan ollaan jollain aikavälillä luopumassa. Sen myötä eteen tuleva arkiston siirto on urakka, jota en mieti mielelläni iltaisin, Sonja kertoo.
Perunkirjoitusasiointi muuttuu vuoden 2027 alkupuolella
Perunkirjoitusta varten tilattavia sukuselvityksiä on tähän asti voinut joutua tilaamaan jopa neljältä eri taholta: Digi- ja väestötietovirastolta (DVV), Suomen evankelis-luterilaiselta kirkolta, Suomen ortodoksiselta kirkolta ja Kansallisarkistolta.
Prosessi muuttuu niin, että kuolinpesän hoitaja kirjautuu OmaVeroon ja DVV vastaa uudesta kuolinpesän osakasrekisteristä, johon muodostetaan tiedot kuolinpesästä ja sen osakkaista.
Kirkot ja Kansallisarkisto täydentävät tietoja osakasrekisteriin, ja kuolinpesän ilmoittajalla/osakkailla on myös tietojen täydentämiseen liittyviä tehtäviä. Kuolinpesän osakkaat voivat myös valtuuttaa toisen henkilön tai organisaation hoitamaan kuolinpesän asioita.
Suomen ortodoksisen kirkon keskusrekisterin työhön uudistuksella ei ole juurikaan vaikutusta. Kirkko ei enää tuota erillisiä virkatodistuksia perunkirjoitusta varten, vaan täydentää tiedot suoraan osakasrekisteriin.
– Uudistus vähentää jonkin verran laskutustyötä, mutta muuten rekisterin arki säilyy ennallaan. kertoo rekisterinhoitaja Sonja Reijonen.
